Co powinien przygotować pracodawca
Od 5 listopada 2026 r. zmieniają się przepisy dotyczące mobbingu i równego traktowania w zatrudnieniu. Pracodawcy powinni przejrzeć obecne zasady, zaplanować dostosowanie dokumentacji i przygotować osoby odpowiedzialne za reagowanie na nieprawidłowości. Ważne są zarówno regulaminy, jak i działające sposoby zgłaszania oraz wyjaśniania problemów.
Ustawa jest uchwalona i opublikowana. Na dostosowanie wymaganych regulacji wewnętrznych przewidziano czas do 5 maja 2027 r. Nie oznacza to jednak możliwości odkładania reakcji na zgłoszenia — obowiązek przeciwdziałania mobbingowi istnieje już dziś.
Co będzie uznawane za mobbing
Nowa definicja opiera się na uporczywym nękaniu pracownika. Chodzi o zachowania powtarzalne, nawracające lub stałe. Mogą to być m.in. upokarzanie, zastraszanie, nieuzasadniona krytyka, utrudnianie wykonywania pracy albo izolowanie pracownika lub eliminowanie go z zespołu.
Pojedynczy incydent nie będzie mobbingiem, choć może naruszać inne prawa pracownika. Uzasadniona ocena pracy, przekazana we właściwej formie, również nie będzie uznawana za mobbing. Każdą sytuację należy oceniać z uwzględnieniem jej okoliczności.
Obowiązki dotyczą także małych firm
Pracodawca ma systematycznie zapobiegać mobbingowi, wykrywać go i reagować na nieprawidłowości. Obowiązek obejmuje także działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych mobbingiem. Dotyczy to również firm zatrudniających mniej niż 10 pracowników.
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników będą dodatkowo zobowiązani do formalnego określenia reguł, procedur i częstotliwości działań. Jeżeli odpowiednie postanowienia nie znajdują się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, potrzebny będzie odrębny regulamin. Powinien obejmować także ochronę godności i innych dóbr osobistych pracownika, równe traktowanie i przeciwdziałanie dyskryminacji.
Ochrona obejmuje więcej niż mobbing
Procedura powinna obejmować także dyskryminację, nierówne traktowanie oraz naruszanie godności i innych dóbr osobistych. Nie każda nieprawidłowość będzie mobbingiem, ale może wymagać interwencji.
Przykładowo: rzeczowe wskazanie błędu i terminu poprawy mieści się w prawidłowym zarządzaniu. Powtarzające się poniżanie lub odcinanie od informacji potrzebnych do pracy może wskazywać na mobbing. Pominięcie przy awansie z powodu wieku może być dyskryminacją, a jednorazowe publiczne wyzwiska — naruszeniem godności. Ocenia się konkretne fakty; samo nazwanie sytuacji konfliktem lub żartem nie rozstrzyga sprawy.
Dwie daty ważne dla pracodawcy
- 5 listopada 2026 r. — wejście w życie nowych przepisów, w tym nowej definicji mobbingu i zasad odpowiedzialności.
- 5 maja 2027 r. — termin dostosowania regulaminu pracy albo wydania wymaganego odrębnego regulaminu.
Nie trzeba mieć całego pakietu dokumentów gotowego na 5 listopada. Wdrożenie można zaplanować etapami w okresie przejściowym. Nowe zasady będą jednak stosowane od dnia wejścia ustawy w życie, także do uporczywego nękania rozpoczętego wcześniej i trwającego po tej dacie.
Przy odrębnym regulaminie trzeba uwzględnić uzgodnienia ze związkami zawodowymi, a przy ich braku — z przedstawicielami wyłonionymi przez pracowników. Jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala treść z uwzględnieniem ustaleń z toku uzgodnień. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od ogłoszenia pracownikom. Warto więc zostawić czas na cały proces, zamiast odkładać podpisanie dokumentu na ostatni dzień.
Jak przygotować dokumentację i wdrożenie
Przygotowania warto zacząć od sprawdzenia liczby pracowników, obecnych regulaminów, sposobu komunikacji i ryzyk w firmie. W praktyce przydatne będą:
- Regulamin i instrukcja wdrożenia — dostosowane do organizacji, z zasadami zapobiegania naruszeniom, zgłaszania problemów, wyjaśniania spraw i podejmowania działań naprawczych.
- Dokumenty przyjęcia zasad — dotyczące wyłonienia przedstawicieli, uzgodnień, ogłoszenia regulaminu i poinformowania pracowników.
- Dokumenty obsługi zgłoszeń — pomocniczy formularz, rejestr spraw, potwierdzenie przyjęcia, protokoły rozmów, wykaz materiałów, raport, decyzja i kontrola skuteczności interwencji.
- Zasady ochrony danych — dostęp wyłącznie dla uprawnionych osób, bezpieczne przechowywanie, informacja o przetwarzaniu danych i ustalone okresy ich przechowywania.
- Plan edukacji i przeglądów — zrozumiałe materiały dla załogi oraz przygotowanie kierowników i osób wyjaśniających sprawy do ich konkretnych zadań.
To praktyczne elementy wdrożenia, a nie ustawowo narzucony zestaw formularzy. Dokumenty trzeba uzupełnić rzeczywistymi kontaktami, zastępstwami i odpowiedzialnością za działania. Sama prezentacja nie zastąpi przygotowania osób prowadzących trudne rozmowy i postępowania.
Co powinno się dziać po zgłoszeniu
Pracownik powinien wiedzieć, komu i jak przekazać informację oraz gdzie zgłosić sprawę dotyczącą przełożonego lub osoby przyjmującej zgłoszenia. Formularz może pomagać w opisie, ale nie powinien być warunkiem przyjęcia sprawy. Pracownik opisuje zachowania — nie musi sam rozstrzygać, czy doszło do mobbingu, dyskryminacji czy innego naruszenia.
Praktyczna procedura powinna przewidywać ocenę bezpieczeństwa i potrzeby wsparcia, bezstronne wyjaśnienia, wysłuchanie uczestników, udokumentowanie ustaleń, decyzję oraz sprawdzenie skuteczności podjętych działań. Przyjęcie zgłoszenia nie oznacza uznania winy. Osoba objęta zarzutem powinna móc odpowiedzieć na konkretne zachowania, a brak potwierdzenia mobbingu nie oznacza automatycznie fałszywego zgłoszenia.
Wewnętrzne terminy potwierdzenia, wyjaśniania i kontroli firma powinna określić w swojej procedurze. Nie należy przedstawiać ich jako terminów ustawowych. Pilne zagrożenie wymaga natychmiastowej reakcji.
Poufność i ochrona przed odwetem
Trzeba chronić osoby korzystające z praw pracowniczych i udzielające im wsparcia przed negatywnymi konsekwencjami, np. nieuzasadnionym pogorszeniem grafiku, izolowaniem lub groźbami. Brak wystarczających dowodów nie jest tym samym co świadome zgłoszenie nieprawdy.
Informacje o sprawie należy udostępniać tylko w niezbędnym zakresie. Poufność nie oznacza obietnicy pełnej anonimowości. Procedura wewnętrzna nie ogranicza możliwości skorzystania z PIP, sądu ani pomocy prawnej.
Wyższe zadośćuczynienie
Pracownik, który doznał mobbingu, będzie mógł dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia nie niższego niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę lub odszkodowania. Samo zgłoszenie zarzutu nie oznacza automatycznej wypłaty świadczenia.
Wsparcie w przygotowaniu firmy
Jeżeli potrzebują Państwo pomocy w przygotowaniu dokumentacji i zaplanowaniu jej wdrożenia, zapraszamy do kontaktu z KUFIKS. Zakres wsparcia ustalamy z uwzględnieniem zatrudnienia, obecnych regulacji i organizacji firmy. Prowadzenie konkretnych zgłoszeń i postępowań wyjaśniających wymaga odrębnego uzgodnienia zakresu obsługi.
Stan prawny: 24 października 2026 r.
