Klient nie zapłacił faktury? Sprawdź, co możesz zrobić i jak odzyskać podatek

Wykonałeś usługę albo sprzedałeś towar, wystawiłeś fakturę i rozliczyłeś podatek. Klient jednak nie zapłacił. Co wtedy? Możesz upominać się o pieniądze, naliczyć należne odsetki, a po spełnieniu warunków skorzystać z ulgi na złe długi w VAT oraz PIT lub CIT.

Stan prawny: 12 listopada 2026 r. Poradnik dotyczy przede wszystkim krajowych rozliczeń między przedsiębiorcami. Przykłady VAT dotyczą standardowego rozliczania podatku; metoda kasowa wymaga odrębnego sprawdzenia. Część o podatku dochodowym opisuje skalę podatkową, podatek liniowy i klasyczny CIT.

1. Najpierw przypomnienie, później wezwanie do zapłaty

Zacznij od sprawdzenia terminu płatności, rachunku bankowego i tego, czy faktura dotarła do klienta. Wyślij krótkie przypomnienie z numerem faktury, kwotą i prośbą o wskazanie daty przelewu. Czasem problem wynika z przeoczenia.

Jeśli przypomnienie nie pomaga, wyślij wezwanie do zapłaty. Podaj dane stron, numer faktury, niezapłaconą kwotę, pierwotny termin płatności, rachunek i dodatkowy termin na zapłatę, np. 7 dni. Zachowaj dowód wysłania i doręczenia. Dodatkowe 7 dni wskazane w wezwaniu samo nie przesuwa pierwotnego terminu płatności ani początku liczenia opóźnienia. Jeżeli jednak wspólnie uzgadniacie raty lub zmianę terminu płatności, zapiszcie ustalenia i przekaż je księgowości.

Samo wysłanie wezwania nie oznacza jeszcze prawa do ulgi podatkowej. Nie warto też odkładać sprawy bez końca: termin przedawnienia zależy od rodzaju umowy, a zwykłe wezwanie samo go nie przerywa. Przy sporze o wykonanie usługi lub długim opóźnieniu skonsultuj dalsze kroki z prawnikiem.

2. Kiedy możesz odzyskać VAT?

Ulga na złe długi pozwala zmniejszyć wcześniej rozliczony VAT od niezapłaconej sprzedaży. Zasadniczo trzeba poczekać, aż upłynie 90 dni od terminu płatności wynikającego z faktury lub umowy. Nie liczymy tego czasu od dnia wystawienia faktury.

Przy typowej sprzedaży na rzecz firmy będącej czynnym podatnikiem VAT sprawdź przede wszystkim, czy:

• należność pozostaje nieuregulowana i nie została sprzedana ani w inny sposób zbyta — również do dnia złożenia rozliczenia z ulgą;
• na dzień poprzedzający złożenie tego rozliczenia jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT;
• nie minęły 3 lata, licząc od końca roku wystawienia faktury.

Korektę wykazuje się w rozliczeniu VAT za okres, w którym upłynął 90. dzień. Jeżeli ten okres został już rozliczony, może być potrzebna korekta wcześniejszego rozliczenia. Nie wystawiasz faktury korygującej tylko dlatego, że klient nie płaci. Cena i dług pozostają bez zmian.

Przy takiej sprzedaży między czynnymi podatnikami VAT nie trzeba najpierw uzyskać wyroku ani zakończyć egzekucji. Gdy jednak sprzedawałeś konsumentowi lub firmie, która przy zakupie nie była czynnym podatnikiem VAT, obowiązują dodatkowe warunki: np. prawomocne orzeczenie i skierowanie długu do egzekucji, wpis do krajowego rejestru długów albo upadłość konsumencka dłużnika. Samo 90 dni nie wystarczy.

3. Przykład: faktura na 12 300 zł

Sprzedałeś usługę innej firmie za 10 000 zł netto + 2300 zł VAT. VAT został rozliczony, ale klient nie zapłacił 12 300 zł. Po upływie 90 dni od terminu płatności, jeśli spełniasz warunki ulgi, możesz obniżyć VAT od sprzedaży o 2300 zł.

To nie oznacza automatycznego przelewu 2300 zł z urzędu. Ulga może zmniejszyć podatek do zapłaty albo zwiększyć nadwyżkę do przeniesienia lub zwrotu według zasad rozliczania VAT. Klient nadal jest winien całe 12 300 zł.

Jeśli zapłacił połowę faktury, ulga dotyczy tylko niezapłaconej połowy — w tym przykładzie 1150 zł VAT.

4. Co z PIT lub CIT?

To osobne rozliczenie. PIT to podatek dochodowy m.in. przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową firmę, a CIT płacą m.in. spółki z o.o. Jeśli niezapłaconą sprzedaż wykazałeś już jako przychód do opodatkowania, po upływie 90 dni możesz, po spełnieniu warunków, zmniejszyć kwotę, od której liczony jest podatek.

W naszym przykładzie jest to 10 000 zł netto. Przy podatku liniowym 19%, wystarczającym dochodzie i spełnieniu warunków ulgi oznacza to 1900 zł mniej PIT. Nie jest to zwrot całych 10 000 zł.

Ulgę można uwzględniać już przy obliczaniu zwykłych zaliczek na podatek, a następnie w zeznaniu rocznym. Warunki PIT/CIT różnią się od VAT. W szczególności:

• Limit wynosi 2 lata, licząc od końca roku wystawienia faktury lub zawarcia umowy. Jeśli te czynności miały miejsce w różnych latach, liczymy od końca późniejszego roku.
• Przy rozliczeniu rocznym dłużnik nie może być w restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania.
• Transakcja musi dotyczyć działalności obu stron, z której dochody podlegają opodatkowaniu w Polsce. Ulga nie obejmuje transakcji między podmiotami powiązanymi w rozumieniu przepisów podatkowych.
• Do dnia złożenia zeznania dług musi nadal pozostawać nieuregulowany i niezbyty. Przy uldze w zaliczkach sprawdza się to do terminu zapłaty danej zaliczki. Przy częściowej zapłacie odliczasz tylko niezapłaconą część.

Nie rozliczamy tej samej należności ponownie, jeśli została już podatkowo uwzględniona jako koszt nieściągalnego długu.

Jeżeli rozliczasz przychód dopiero po otrzymaniu pieniędzy, np. w ramach kasowego PIT, albo stosujesz ryczałt lub CIT estoński, sposób postępowania trzeba ustalić odrębnie.

5. Odsetki i rekompensata — nie musisz czekać 90 dni

W typowej transakcji między firmami, gdy wykonałeś swoją część umowy, a klient nie zapłacił w terminie, możesz żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich wysokość zależy od obowiązującej stawki i czasu opóźnienia. Termin 90 dni dotyczy ulgi podatkowej, a nie rozpoczęcia naliczania odsetek.

Od dnia nabycia prawa do tych odsetek przysługuje też ustawowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności:

Kwotę przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności należności. Przy fakturze z naszego przykładu byłaby to równowartość 70 euro. Nie trzeba wykazywać poniesienia kosztów windykacji do wysokości tej rekompensaty.

Rekompensata dotyczy transakcji handlowych, a nie zwykłej sprzedaży konsumentowi. Przysługuje od transakcji, więc nie należy automatycznie naliczać jej od każdej faktury dotyczącej jednej umowy; osobne zasady dotyczą uzgodnionych płatności w częściach.

6. Klient zapłacił już po zastosowaniu ulgi — co teraz?

Przekaż informację księgowości od razu. W VAT trzeba ponownie zwiększyć rozliczony podatek w okresie otrzymania zapłaty. Przy częściowej wpłacie rozlicza się odpowiednią część. Sprzedaż długu po skorzystaniu z ulgi także wymaga ponownego rozliczenia VAT.

W PIT lub CIT również trzeba odwrócić wcześniejsze zmniejszenie zgodnie z zasadami zaliczek i rozliczenia rocznego. Nie oznacza to automatycznie, że wcześniejsza ulga była błędem — zmieniła się sytuacja, bo pieniądze zostały odzyskane.

Co przekazać do biura rachunkowego?

Przygotuj fakturę, umowę lub zamówienie, termin płatności, zestawienie otrzymanych wpłat oraz informację o ratach, potrąceniach, sprzedaży długu i zmianach ustaleń z klientem. Nie czekaj do końca roku: regularnie zgłaszaj niezapłacone faktury oraz późniejsze wpłaty. KUFIKS sprawdzi warunki ulgi i właściwy okres rozliczenia.