Polityka prywatności

Obowiązuje od 30 września 2026 r. Aktualizacja dotycząca asystenta AI i formularza kontaktowego: 28 października 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych związanych z korzystaniem z serwisu jest Kancelaria Usług Finansowo-Księgowych KUFIKS Sp. z o.o., ul. 3 Maja 64, 44-230 Czerwionka-Leszczyny, NIP 6422723379, KRS 0000004864. W sprawach danych osobowych możesz skontaktować się z nami: biuro@kufiks.pl, telefonicznie pod numerem +48 32 433 15 30 lub listownie na adres siedziby.

2. Zakres tej polityki

Dokument opisuje korzystanie ze strony oraz kontakt w sprawie naszej oferty. Szczegółowe zasady przetwarzania dokumentacji księgowej, podatkowej i kadrowej w ramach obsługi klientów określają odrębne informacje oraz umowy, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych, gdy mają zastosowanie.

3. Jakie dane przetwarzamy i po co

• Kontakt telefoniczny, e-mail i formularz kontaktowy: dane kontaktowe, imię i nazwisko oraz informacje, które przekazujesz w swojej sprawie. Obsługujemy korespondencję i odpowiadamy na pytania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszego uzasadnionego interesu w komunikacji. Jeśli prosisz o ofertę lub działania przed zawarciem umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Działanie i bezpieczeństwo serwisu: dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej strony i informacje o przeglądarce, mogą być zapisywane w logach serwera. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie działania serwisu, wykrywanie nadużyć i ochrona przed roszczeniami.
• Obowiązki prawne: dane niezbędne do realizacji konkretnego obowiązku ustawowego przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Podanie danych przy kontakcie jest dobrowolne, ale bez danych umożliwiających odpowiedź nie będziemy mogli obsłużyć zapytania. Nie przesyłaj zwykłym e-mailem haseł, danych logowania ani dokumentacji pracowniczej — sposób bezpiecznego przekazania dokumentów uzgodnimy indywidualnie.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać osoby upoważnione do obsługi Twojej sprawy oraz dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, wsparcia informatycznego i kopii zapasowych, w zakresie potrzebnym do świadczenia tych usług. Mogą być także udostępnione organom uprawnionym na podstawie prawa. Nie sprzedajemy danych kontaktowych.

5. Okres przechowywania

Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi zapytania i uzgodnień. Jeżeli korespondencja stanowi dowód dotyczący umowy lub roszczenia, okres wyznacza termin przedawnienia właściwy dla danej sprawy; po jego upływie nie zachowujemy jej wyłącznie na potrzeby tego celu. Dokumenty objęte obowiązkiem ustawowym zachowujemy przez okres wskazany w odpowiednich przepisach. Logi techniczne przechowuje się przez czas potrzebny do kontroli działania i bezpieczeństwa serwisu; dane dotyczące wykrytego incydentu mogą być zachowane do wyjaśnienia sprawy i zakończenia związanych z nią postępowań.

6. Pliki cookies

WordPress wykorzystuje techniczne pliki cookies przy logowaniu osób uprawnionych do administracji serwisem oraz do zapamiętywania ich ustawień. Logowanie nie jest wymagane do czytania strony. Cookies niezbędne do działania usługi nie służą reklamie. Możesz usuwać cookies lub blokować je w ustawieniach przeglądarki; może to ograniczyć działanie funkcji wymagających logowania.

Uruchomienie analityki, reklamy lub innych funkcji wymagających cookies niewymaganych do działania usługi wymaga uprzedniej zgody, z możliwością odmowy i późniejszego cofnięcia zgody. Sama publikacja tej polityki nie zastępuje takiej zgody.

7. Usługi Google i zewnętrzne strony

Czcionki są udostępniane lokalnie z serwera naszej strony. Samo ich pobranie nie wymaga połączenia z serwerami Google. Na stronie Kontakt znajduje się mapa Google Maps; jej wyświetlanie może wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych i wykorzystaniem cookies przez Google. Szczegóły opisuje polityka prywatności Google. Linki do innych serwisów prowadzą do stron zarządzanych przez ich własnych administratorów.

W związku z usługami Google dane mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Google opisuje stosowane mechanizmy przekazywania danych, w tym EU–US Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne, na stronie ramy prawne przekazywania danych. Informacje o odpowiednich zabezpieczeniach możesz również uzyskać, kontaktując się z administratorem serwisu.

8. Twoje prawa

W granicach określonych przez RODO możesz żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia danych przysługuje, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją cofnąć bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszych działań.

Wniosek wyślij na biuro@kufiks.pl. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia Twojej tożsamości. Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

9. Decyzje automatyczne

W związku z obsługą zapytań ze strony nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Ciebie wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Nie profilujemy osób kontaktujących się z nami w celu takich decyzji.

10. Aktualizacje

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania serwisu lub zasady przetwarzania danych. Aktualną wersję wraz z datą udostępniamy na tej stronie.

11. Asystent AI i formularz kontaktowy

Asystent Akademii Wiedzy KUFIKS wykorzystuje usługę OpenAI API. Po wysłaniu pytania treść wiadomości, kontekst bieżącej rozmowy i odpowiednie fragmenty publicznych materiałów Akademii są przekazywane do OpenAI w celu wygenerowania odpowiedzi. Korzystanie z asystenta jest dobrowolne; alternatywą jest kontakt telefoniczny lub e-mail z biurem.

Nie wpisuj do czatu numerów PESEL, haseł, danych logowania, danych pracowników ani informacji o zdrowiu i dokumentacji klientów. Pytania opisuj anonimowo. Odpowiedź AI może zawierać błędy i nie stanowi potwierdzenia uprawnienia podatkowego, przyjęcia zlecenia ani rezerwacji spotkania.

Wtyczka asystenta nie prowadzi włączonego archiwum treści rozmów w panelu KUFIKS. Dla rozliczania zużycia i ochrony przed nadużyciami prowadzi jednak rejestr techniczny obejmujący m.in. czas zapytania, identyfikator sesji, adres IP, liczbę tokenów i szacunkowy koszt. Brak archiwum rozmów w panelu nie oznacza braku przetwarzania lub przechowywania danych przez dostawcę AI.

OpenAI opisuje zasady wykorzystania danych i okresy przechowywania w informacji o przetwarzaniu danych w API. Wykorzystanie tej usługi może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać od administratora KUFIKS.

Formularz prośby o kontakt zbiera imię, telefon, opcjonalny e-mail, temat i opis sprawy oraz preferowaną porę kontaktu. Wysłanie formularza przekazuje zgłoszenie do biura pocztą elektroniczną; termin spotkania ustala biuro. Do tych zgłoszeń stosujemy zasady obsługi korespondencji opisane w punktach 3–5.