Zapłata faktury nie zawsze kończy ryzyko podatkowe po stronie kupującego. Od 1 stycznia 2027 r. odpowiedzialność solidarna za VAT obejmie również nabywców określonych usług, m.in. księgowych, informatycznych i reklamowych. Znaczenie będą miały warunki transakcji, wartość zakupów oraz sposób zapłaty.
Status: ustawa uchwalona i ogłoszona. Podstawa zmiany to ustawa z 4 września 2026 r., opublikowana 29 września 2026 r. w Dz.U. pod poz. 1270. Zmiany omawiane w tym artykule zaczną być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Artykuł przygotowano według stanu prawnego na 9 października 2026 r. [1]
Co oznacza odpowiedzialność solidarna
To możliwość obciążenia nabywcy zaległością VAT sprzedawcy w części przypadającej na zakup dokonany przez tego nabywcę. Mechanizm istnieje już przy określonych towarach. Nowelizacja rozszerza go na usługi wskazane w nowym załączniku nr 16. [2][3]
W praktyce przedsiębiorca powinien więc patrzeć na zakup szerzej niż tylko na otrzymaną fakturę i potwierdzenie przelewu. Warto zachować również dokumenty pokazujące, od kogo kupił usługę, na jakich warunkach i co rzeczywiście otrzymał.
Jakie usługi obejmą nowe przepisy
Załącznik nr 16 posługuje się konkretnymi grupowaniami Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, czyli PKWiU. [2]
Przy ocenie konkretnego zakupu należy ustalić jego rzeczywistą klasyfikację. Ogólne określenie na fakturze, np. „obsługa firmy”, może wymagać doprecyzowania. Dobrym punktem wyjścia będzie umowa opisująca zakres prac.
Kiedy powstaje ryzyko
Warunkiem odpowiedzialności jest wiedza nabywcy albo uzasadnione podstawy do przypuszczenia, że VAT związany z transakcją nie zostanie zapłacony. Znaczenie mają okoliczności istniejące w momencie wykonania usługi. Przepisy wskazują w szczególności na warunki odbiegające od typowych, w tym cenę zaniżoną bez uzasadnienia ekonomicznego. [2][3]
Samo przekroczenie progu kwotowego nie oznacza obowiązku zapłaty cudzego VAT. Trzeba jeszcze ocenić przesłanki odpowiedzialności i przewidziane wyłączenia.
Jako praktyczną zasadę przy zakupach usług warto przyjąć: im bardziej nietypowa oferta, tym dokładniej wyjaśniamy jej warunki przed podpisaniem umowy. Duży rabat może wynikać z promocji, ograniczonego zakresu prac lub stałej współpracy. Zachowajmy dokument potwierdzający jego powód.
Dwa progi kwotowe
Przy usługach z załącznika nr 16 wyłączenie kwotowe dotyczy faktur poniżej 15 000 zł brutto, chyba że miesięczna wartość tych usług kupionych od jednego dostawcy przekroczy 50 000 zł netto. [2]
Należy zwrócić uwagę na granice: dokładnie 15 000 zł brutto nie spełnia warunku „poniżej”, a dokładnie 50 000 zł netto nie jest jeszcze przekroczeniem miesięcznego limitu.
Poniższe przykłady są własnymi obliczeniami ilustrującymi mechanizm opisany w uzasadnieniu ustawy. Zakładamy usługi objęte wykazem i stawkę VAT 23%. [4]
Przy wielu fakturach od jednego dostawcy sprawdzaj również miesięczną sumę zakupów, a nie tylko wartość pojedynczego dokumentu. Uzasadnienie wskazuje, że po przekroczeniu miesięcznego progu znaczenie mają wszystkie objęte wykazem usługi nabyte w tym miesiącu od tego dostawcy, również udokumentowane mniejszymi fakturami. [4]
W firmie warto prowadzić zestawienie zakupów według dostawcy i miesiąca nabycia usług. Sam wykaz przelewów może nie pokazywać pełnego obrazu.
Jak pomaga podzielona płatność
Mechanizm podzielonej płatności, czyli MPP lub split payment, rozdziela zapłatę: kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a VAT na jego rachunek VAT. Korzysta się ze specjalnego komunikatu przelewu w banku. [5]
W ostatecznej ustawie zachowano wyłączenie odpowiedzialności solidarnej za zakupy opłacone w MPP. Podczas prac parlamentarnych zmieniono pierwotną propozycję ograniczenia tej ochrony. [2][6]
Dlatego przy większych zakupach objętych wykazem warto uwzględnić MPP w zasadach płatności firmy. Ustalenia powinny obejmować całą należność, także gdy zapłata jest rozłożona na raty. Przy częściowym MPP nie należy zakładać ochrony dla nieopłaconej w ten sposób części.
Praktyczna procedura może być prosta: osoba zatwierdzająca fakturę oznacza sposób zapłaty, a pracownik wykonujący przelew sprawdza go przed wysłaniem. Dzięki temu decyzja nie zależy od tego, kto danego dnia obsługuje bank.
Czy za każdą taką usługę trzeba płacić w MPP
Obowiązkowy MPP jest związany z odrębnymi warunkami, w tym z załącznikiem nr 15 i fakturą przekraczającą 15 000 zł brutto. Dodanie usługi do załącznika nr 16 nie oznacza samo w sobie obowiązkowego split paymentu. Można jednak korzystać z niego dobrowolnie, jeśli transakcja spełnia warunki techniczne i prawne MPP. [5]
MPP wykonuje się w złotych przez odpowiedni rachunek firmowy; zwykły rachunek osobisty ROR nie obsługuje tej płatności. W komunikacie wskazuje się m.in. kwoty, numer faktury i NIP sprzedawcy. [5]
Przy rozliczeniach walutowych, potrąceniach lub płatnościach przez pośrednika warto uzgodnić sposób postępowania przed zapłatą. Nie każdą formę rozliczenia można po prostu zastąpić standardowym przelewem MPP.
MPP i odliczenie VAT to dwie osobne sprawy
Wyłączenie odpowiedzialności za zaległość kontrahenta nie przesądza o prawie do odliczenia podatku z jego faktury. Faktura dokumentująca niewykonaną usługę nie daje podstawy do odliczenia VAT tylko dlatego, że została zapłacona w MPP. Przepisy odrębnie regulują też sankcje i ochronę przy podzielonej płatności. [3]
Dlatego warto przechowywać dowody wykonania usługi. Dla reklamy mogą to być raporty kampanii i zaakceptowane materiały. Przy pracach informatycznych — opis zadania, potwierdzenie wdrożenia lub protokół odbioru. Przy doradztwie — opracowanie, korespondencja i dokumentacja spotkań.
Są to przykłady organizacji dokumentacji. Dobór dowodów powinien odpowiadać temu, co rzeczywiście zamówiono i wykonano.
Jak przygotować firmę przed 2027 rokiem
Poniższe działania to praktyczne zalecenia organizacyjne. Można wdrożyć je również w małej firmie, bez tworzenia rozbudowanego systemu kontroli.
- Uporządkuj dostawców usług. Zidentyfikuj powtarzalne zakupy księgowości, reklamy, IT, doradztwa i obsługi biurowej. Ustal, które wymagają sprawdzenia klasyfikacji.
- Sprawdź kontrahenta. Porównaj dane na fakturze, w umowie i rejestrach. Zweryfikuj osobę podpisującą umowę.
- Sprawdź rachunek przed przelewem. Wykaz podatników VAT pozwala sprawdzić status podmiotu i ujawnione rachunki na wybrany dzień. Zachowaj potwierdzenie sprawdzenia. Ministerstwo Finansów — wykaz podatników VAT
- Monitoruj miesięczne zakupy od jednego dostawcy. Ustal, kto zbiera dane o usługach nabytych w miesiącu i sygnalizuje zbliżanie się do limitu.
- Ustal zasady MPP. Wskaż, które płatności wymagają decyzji o dobrowolnym zastosowaniu podzielonej płatności.
- Zachowuj dowody wykonania prac. Połącz umowę, fakturę, przelew i dokumentację usługi w jednym miejscu.
- Wyjaśniaj nietypowe warunki. Zapisuj powody dużych rabatów, zmian rachunku i nietypowych sposobów rozliczenia.
MF publikuje metodykę należytej staranności dotyczącą krajowych zakupów towarów. Jej wskazówki dotyczą m.in. rejestracji kontrahenta i osób go reprezentujących. Przy usługach mogą służyć jako inspiracja do własnej procedury, ale nie należy przedstawiać tej metodyki jako oficjalnego katalogu obowiązków dla nowego załącznika nr 16. [8]
Co zrobić po otrzymaniu pisma z urzędu
Najpierw ustal, czego dotyczy pismo: odpowiedzialności za kontrahenta, odliczenia VAT czy wyjaśnienia konkretnej faktury. Zbierz dokumenty wskazanych transakcji i sprawdź termin odpowiedzi. Następnie przeanalizuj warunki zakupu, sposób zapłaty oraz okoliczności, które były znane przy wykonywaniu usługi.
Przygotowując wyjaśnienia, warto uporządkować je chronologicznie: wybór dostawcy, zamówienie, wykonanie prac, odbiór, faktura i płatność. Taki układ ułatwia pokazanie rzeczywistego przebiegu współpracy.
Przepisy przewidują również wyłączenie, gdy zaległość nie wynikała z nierzetelnego rozliczania podatku dla korzyści majątkowej, oraz możliwość wykazania, że nietypowe warunki nie miały wpływu na niezapłacenie VAT. Każdą sprawę trzeba oceniać na podstawie jej okoliczności. [2][3]
Jakie dokumenty przekazać do KUFIKS
Przy większym lub nietypowym zakupie usług warto przekazać fakturę razem z umową, opisem wykonanych prac i informacją o planowanym sposobie zapłaty. Jeżeli w tym samym miesiącu występuje kilka zakupów od jednego dostawcy, pokażmy je łącznie.
Przed zapłatą większej faktury za usługi omów sposób rozliczenia z Kancelarią Usług Finansowo-Księgowych KUFIKS. Wcześniejsze ustalenie zasad płatności i dokumentacji pomaga ograniczyć ryzyko oraz sprawnie przygotować się do zmian.
Źródła
- ELI — metryka ustawy z 4 września 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1270.
- Ogłoszony tekst nowelizacji — art. 1 pkt 22, art. 3, art. 9 i załącznik nr 2.
- Ustawa o VAT — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 1263, w szczególności art. 88, 105a i 108c, z uwzględnieniem nowelizacji wskazanej w źródle 2.
- Druk sejmowy nr 2677 — uzasadnienie dotyczące usług niematerialnych i miesięcznego limitu; ostateczne brzmienie przepisów sprawdzono w źródle 2.
- Ministerstwo Finansów — poradnik o mechanizmie podzielonej płatności.
- Senat RP — omówienie poprawki zachowującej ochronę przy MPP.
- Ministerstwo Finansów — wykaz podatników VAT.
- Ministerstwo Finansów — należyta staranność przy krajowych zakupach towarów.
